Öncelikle katılımcılarımızın bildiri özetlerini örnek özet metin şablonuna göre düzenleyerek kongre mail adresine göndermesi beklenmektedir. Sorumlu yazarımızın mailde kongreye yüz yüze, çevrimiçi ya da kayıt ile katılım sağlayacağınızı belirtmesi gerekmektedir. Sistemimize düşen bildiriler genel koordinatörlerimiz (Doktora düzeyinde iki alan uzmanı) tarafından yapılacak ön incelemede değerlendirilecektir. Ön incelemede bildirinin özet şablonuna uygun olmadığı tespit edilirse bildiri ilgili alan koordinatörümüze gönderilmeyecek, bildirinin şablona uygun olmadığı, önincelemeyi geçmediği sorumlu yazara en kısa sürede (En fazla 24 saat içinde) bildirilecek ve sorumlu yazardan tekrar şablona uygun olarak bildiriyi sisteme yüklemesi istenecektir.

Öninceleme sonucunda şablona uygun olan bildiriler ilgili alan koordinatörümüze gönderilecektir. Alan koordinatörümüz bilim kurulunda ve önceden oluşturulan hakem havuzunda yer alan iki bağımsız alan hakemine bildiriyi ve değerlendirme şablonunu değerlendirilmek üzere gönderecektir. Kongrelerimizde çift kör hakem değerlendirilmesi yapılmaktadır. Hakemler, kendilerine gelen bildirileri, yazar ve kurum isimlerini görmeksizin kongre web sayfasında ilan edilen değerlendirme ölçütlerine göre değerlendirmektedirler. Hakemlerimiz değerlendirmelerini 5’li Likert ölçeğine göre belirlenmiş değerlendirme ölçütleri üzerinden puanlandırarak yapmaktadırlar. Bildiriler özet içeriği ve konunun orijinalliği gibi çeşitli kriterlere göre hazırlanan değerlendirme kriterlerine göre değerlendirilecektir. Alan hakemlerinin değerlendirmesi sonucunda 10 üzerinden en az 5 puan alan bildiri kongrede sunulmayı hak edecektir. Hakem değerlendirme formu için tıklayınız.

Her bildirinin iki kabul alması gerekmektedir. Bir bildiri bir kabul, bir red alırsa üçüncü bir hakeme gönderilir. Üçüncü hakem kabul verirse (en düşük 5 puan) bildiri kabul edilir. Şayet red verirse bildiri kongrede sunulmayı hak edemez. Red edilen bildiriye ilişkin ilgili hakem kısa bir değerlendirme raporu yazmaktadır. Genel olarak hakem değerlendirme süreci ortalama 3-5 gün arası sürmektedir. Hakem değerlendirme sonuçları ilgili alan koordinatörüne gelmektedir. Alan koordinatörü değerlendirmeleri inceler ve bildirinin kabul ya da red aldığına dair nihai durumu ön incelemedeki koordinatörlerimize bildirir. Koordinatörlerimiz gelen bildirilere ilişkin son durumu listeleyerek Danışma Kurulu’nun onayına sunar. Danışma Kurulu’nun onayı sonrası nihai karar e-posta yoluyla sorumlu yazara bildirir ayrıca kabul edilen bildiriler belirtilen tarihte internet sayfası üzerinden genel olarak kamuya duyurulur.

Not: Şayet katılımcımız bildiri sunumu yerine poster sunumu yapmayı tercih ederse bu isteğini e-postada belirtmelidir.